E-mail: info@analysebusiness.nl Telefoon: 085 7600 415

Tips voor een gestructureerde aanpak om zelf het heft weer in handen te krijgen

Steeds vaker komt het voor dat ondernemers niet een (reëel) beeld hebben van hun eigen ICT omgeving. Dit, terwijl de ICT-omgeving steeds belangrijker wordt voor hun organisatie.

Organisaties laten zich vaak adviseren door leveranciers die specifieke ICT oplossingen verkopen of interne ICT-ers die een bepaalde blik hebben waarbinnen in de loop van de tijd blinde vlekken zijn ontstaan. Ook wordt er vaak betaald voor licenties die niet meer in gebruik zijn, of erger is de toename van (beveiligings)risico’s die zijn ontstaan door bezuinigingen op uw ICT-omgeving. Hoe kunt u voorkomen dat uw leverancier bepaalt wat u in huis heeft staan in plaats van dat waar u daadwerkelijk behoefte aan heeft? U heeft echt geen diepgaande kennis nodig om de juiste beslissingen te kunnen nemen. Door de juiste vragen te stellen komt u al een heel eind!

Vraag 1: Wat heeft u nodig?

In de ICT is bijna alles mogelijk. En is het nu niet mogelijk dan is de kans groot dat op relatief korte termijn de mogelijkheden er wel zijn. En is het niet bij uw huidige leverancier, dan is er wel een andere partij die inspeelt op de wensen in de markt. Het is dus van essentieel belang dat u weet wat u nodig heeft voordat u gaat praten met uw leverancier. Wanneer u namelijk uw behoefte in beeld heeft, kan de leverancier aanbieden wat ù wilt. Doordat u duidelijk bent over wat u wilt worden misverstanden voorkomen die achteraf verstorend kunnen werken in de relatie tussen u en uw leverancier. En wat u nodig heeft is mede afhankelijk van de wensen van uw klanten, medewerkers en natuurlijk uw eigen visie op uw organisatie. Het is dus waarschijnlijk dat het antwoord op de vraag “Wat heb ik nodig?” in de tijd steeds weer “bijgewerkt” moet worden. Maak hierbij onderscheid tussen dat wat u echt nodig heeft, wat voor efficiëntie gaat zorgen en wat leuk is om te hebben. Uw zakken zijn niet oneindig diep, dus prioriteren is van belang.

Vraag 2: Hoe ziet uw ICT-omgeving er nu uit?

In principe staan deze twee vragen los van elkaar. Toch is het nuttig om te weten wat u nu in huis heeft staan en waar de (beveiligings)risico’s liggen, wat de kosten hiervan zijn en of u het allemaal nog gebruikt. Bekijk zowel de infrastructuur, verbindingen als het softwaregebruik van bijvoorbeeld uw CRM- boekhoud of ERP-systeem. Het is hierbij belangrijk dat u kritisch en zo objectief mogelijk durft te zijn naar uw eigen beslissingen uit het verleden. Wanneer dit lastig blijkt te zijn, schakel dan bij voorkeur een adviseur in die affiniteit heeft met ICT en die geen ICT producten en oplossingen levert. U wilt immers een objectieve blik op uw huidige situatie en de zwakke plekken bepalen de kwaliteit van uw omgeving. Bekijk de resultaten vervolgens goed na deze oefening. U bent niet de eerste persoon die tot de conclusie komt dat u het op een aantal gebieden bijzonder goed, of zelfs beter dan u nodig hebt, voor elkaar heeft.

En nu?

Met de kennis die u heeft opgedaan over uw wensen en huidige omgeving is het moment aangebroken om deze situaties “op elkaar” te leggen en de verschillen te analyseren. Ga gericht met uw leverancier(s) om tafel en vraag of hij een oplossing heeft om tot uw gewenste situatie te komen. Het hangt af van de aard en omvang van het project of u een oplossing zou moeten (laten) ontwikkelen of dat standaardpakketten voldoende zijn. Door openheid van zaken te geven kan de leverancier nu met u meedenken. Let hierbij op dat u het proces bewaakt. Vraag altijd wat een oplossing bijdraagt aan de door u beschreven gewenste situatie en vraag u af wat de toegevoegde waarde is van een aangedragen oplossing. Laat u hierbij vooral niet verwarren door ingewikkelde termen. Het de taak van de accountmanager of verkoper om het u kort en bondig duidelijk te maken wat een product, dienst of oplossing daadwerkelijk bijdraagt aan uw organisatiedoelstellingen. Vergeet niet om verschillende opties te vragen die aansluiten bij uw gewenste situatie en maak hierbij een kosten/baten analyse. Aan alles hangt een prijskaartje.

Wanneer u de juiste match tussen uw wensen en de oplossing van uw leverancier heeft gevonden dan kan de implementatie plaatsvinden. Let hierbij op dat uw organisatie er klaar voor moet zijn, dus dat dit eerst de aandacht vereist. De technische implementatie is waar uw systeembeheerders en leveranciers doorgaans experts in zijn. U hoeft slechts nog te controleren of u heeft gekregen wat u bent overeengekomen. U heeft de regie en bepaalt.

Ik wens u hierbij veel succes!

Rolf Grouve
bc. (R.G.) Rolf Grouve MBA RI is directeur van Analyse Business Consultants.

Analyse Business Consultants is dé onafhankelijke partner voor het analyseren van strategische problemen op het punt waar strategie, beleid en ICT samenkomen. Analyse Business Consultants verkoopt geen ICT-producten maar adviseert klanten door gericht naar de klant te luisteren, met de klant te klankborden en alleen de informatie te bestuderen die relevant is. Hierdoor kan Analyse Business Consultants met de klant werken aan de oplossing die het beste past bij de specifieke situatie van de klant.

Contactformulier

Contact

Post- & bezoekadres:
Oude Apeldoornseweg 41-45
7333 NR Apeldoorn

Telefoon:
085 7600 415

E-mail / Website:
info@analysebusiness.nl
www.analysebusiness.nl

© 2015 - Analyse Business Consultants - Realisatie